A nyugdíjpénztárak üzemeltetése sok tevékenység összehangolt elvégzését jelenti. A pénztárüzemeltetéshez kapcsolódó tevékenységeket a 3. ábra foglalja össze.

Az üzemeltetéshez szükséges tevékenységek, azaz az operatív irányítás, a szakértői tevékenységek (számviteli, pénzügyi, befektetési, aktuáriusi szakmai tevékenységek), az adminisztráció (könyvelés és ügyfélszámla-nyilvántartás), a befektetési tevékenység, a letétkezelés (a vagyonőrzés) ellátására a gyakorlatban többféle szervezeti megoldás alakult ki.

3. ábra. A nyugdíjpénztárak üzemeltetéséhez kapcsolódó tevékenységek

A legegyszerűbb szervezeti struktúrát azok a pénztárak képviselik, amelyek minden megengedett tevékenységet maguk végeznek. Ez azt jelenti, hogy a nyugdíjpénztár mint intézmény mellett csak a banki és letétkezelői szolgáltatásokra köt szerződést a nyugdíjpénztár, s természetesen van választott könyvvizsgálója is. De mind az adminisztrációt, mind pedig a befektetési tevékenységet saját hatáskörben végzi. Ilyen egyszerű struktúrában csak igen kevés pénztár működik. Ennek fő oka az, hogy ebben az esetben a pénztártagokból választott vezetésnek kell a szakmai kérdésekben érdemi döntéseket hoznia, amelynek sok esetben eleve nem adottak a személyi feltételei.

Ennek az egyszerű szervezeti felállásnak van egy gyakorlati problémája is, nevezetesen: a vagyonkezeléssel összefüggő költségek forrásainak biztosítása. Ha a befektetési tevékenységet a pénztár külső szervezetre bízza, akkor minden, a befektetőszervezet által felszámított költség, így a vagyonkezelési díjként megfizetett befektetési szakértelem költsége is, a befektetési hozam terhére elszámolható. Ezzel szemben a saját hatáskörben végzett vagyonkezelés esetében a pénztár befektetési szakértőinek kifizetett összeg üzemeltetési költség, amely csak a működési tartalékok^[36] terhére számolható el. Ez azonban csak úgy biztosítható, ha a pénztár a piaci átlagnál magasabb működési költséghányaddal dolgozik.^[37] Ez viszont érzékelhető piaci hátrányt okozhat, mivel a gyakorlat azt mutatja, hogy a tagok erre lényegesen érzékenyebben reagálnak, mint az eredményességet sokkal inkább meghatározó befektetési hozamok esetében tapasztalható különbségekre.

Valószínűleg a költségelszámolás szervezetfüggő jellege^[38] is hozzájárul ahhoz, hogy az önálló szervezetet fenntartó pénztárak a vagyonkezelést általában nem maguk végzik, hanem egy vagy több erre szakosodott intézménnyel kötnek vagyonkezelői szerződést. Ezzel azonban nem mentesül a pénztár a befektetések tranzakciómélységben történő nyilvántartásának kötelezettségétől. Vagyis hiába van szakértő szolgáltatója, maga is kénytelen magas szintű szakmai ismeretekkel rendelkező befektetési szakértőt foglalkoztatni. Tudnunk kell, hogy a letétkezelő intézményesen kötelezett a vagyonkezelő szakmai ellenőrzésére, s a vagyonértékelést a könyvvizsgáló is köteles jóváhagyni. Valamiféle felesleges túlbiztosítást jelent ez a fent említett szabályozási követelmény, amely megint az önszerveződő, a tagok valódi érdekképviseletével létrehozott, ámde nem szakértő vezetéssel rendelkező pénztárakat érinti hátrányosan.

A legáltalánosabban elterjedt üzemeltetési struktúra az, amikor a vagyonkezelési tevékenység mellett az adminisztrációt és a pénztárszakmai szakértői tevékenységeket is külső szolgáltató szervezetre bízza a pénztár (4. ábra). Ebben a szervezeti megoldásban a pénztár választott vezetőinek nem feltétlenül kell pénztárszakmai szakértőknek lenniük, s fő feladatuk a hatékony tagi érdekképviselet lehet. A kispénztárak részére valójában ez az egyetlen működőképes szervezeti megoldás.

A gyakorlat azonban ezt a szervezeti formát alakította ki abban az esetében is, amikor a pénztár háttérszervezeteként működő pénzintézet azt akarja elérni, hogy a leginkább jövedelmező pénztárszakmai tevékenységet, nevezetesen a vagyonkezelést hosszú távon is saját hatáskörében tartsa. Ez legkönnyebben úgy garantálható, ha a pénztár vezető testületeink tagjai – lehetőleg kivétel nélkül vagy legalább döntő többségben – a háttérintézmény érdekeit képviselik, például annak alkalmazottjai vagy éppen vezető tisztségviselői, miközben a „külső” szolgáltató cégek a háttérintézménnyel kapcsolatban álló (például annak tulajdonát képező) vállalkozások. Sok esetben a háttérintézmény vezető tisztségviselőiből álló igazgatótanács dönt arról, hogy a vagyonkezelést – természetesen esetleg a kötelezően előírt több pályázat bekérése mellett – éppen a saját tulajdonú vagyonkezelő cég kapja/tartsa meg, miközben az elszámolásokat a szintén a háttérintézmény érdekeltségéhez tartozó pénztárszolgáltató végzi.

A törvény egyetlen összeférhetetlenségi szabályt nevesít, nevezetesen azt, hogy a letétkezelő és a vagyonkezelő nem lehet azonos tulajdonban. Persze a leleményes piaci szereplők között vannak olyanok, akik erre is tudják a megoldást: hiszen ha valamelyiknek a külföldön bejegyzett anyacég a tulajdonosa, míg a másiknak a magyarországi háttérintézmény, akkor már nincs is összeférhetetlenség. Vagy ami még egyszerűbb: a letétkezelő és bankszolgáltatást végző háttérintézmény alkalmazottjaiból álló igazgatótanács úgy dönt, hogy a vagyonkezelést a pénztár maga végzi, de a befektetési vezetőként alkalmazott szakértő éppen a háttérintézmény befektetési cégének az egyik alkalmazottja, akinek valójában az a feladata, hogy a befektetési tevékenység hasznából minél magasabb részt kanalizáljon a háttérintézmény érdekeltségi körébe. S bár mindez elég rosszul hangzik, azért nem egészen rugaszkodik el a valóságtól, még ha a konkrét megoldások nem is ennyire nyilvánvalóan ellentétesek az önkormányzatiság látszatával létrejött pénztár-üzemeltetésnek.

Mindenesetre számtalan olyan szervezeti megoldás létezik, amelyben a nagy kérdés az, hogy valójában ki is képviseli a tagok érdekeit, ha az éppen ellentétes lenne a háttérintézmény üzleti érdekeivel?